在Ineternet這個網路虛擬的電子世界當中，電子郵件是由郵件伺服器來負責收發的。POP3伺服器負責讓使用從郵件伺服器的個人信箱中將信件取回以供閱讀，而負責傳遞電子郵件的電腦伺服器則為SMTP。

在網路上，當我們申請了一個帳號之後就會獲得一個Email地址，這等於在Email主機端開了一個信箱，以後寄到這個地址的信就會存到使用者的信箱中，因此POP3主機就是扮演收信、管理信件的工作，使用時只要提供正確的帳號及密碼，就可以開啟信箱中的信件。

若以郵局的郵政信箱打比方，POP3伺服端扮演郵局，POP3用戶端相當於租用郵政信箱的人，租用者的實際的地址可能會有所變更，但是所租用的信箱卻是固定不變的，因此可確保其信件的接收。因此，POP3可讓使用者在不同的遠端設備，透過POP3存取伺服端主機的電子信箱。